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北京诺默斯坦管理咨询有限公司Excel服务器应用(三)

4.3.2 日拜访计划/实施索引的内容和填写流程

   内容主要包括三部分(见图10):专业拜访计划/实施、会议明细计划/实施和资源明细计划/实施。索引最上面是主表,右侧则可显示填报时参考的数据。索引分三个流程填报,第一个流程,初始填报人为代表,填写计划部分;第二个流程仍然由初始填报人本人填写,填报实施部分;第三个流程由初始填报人的直接主管(或经理)填写,填写审阅日期和协访内容(如果有)等。具体哪个流程需要填写哪些单元格,Excel服务器可以预先设置好并锁定,不需要填报者记忆。可以看出,这张索引的内容已基本上涵盖了代表日常的活动,这些信息的准确、及时的收集,将为下一步的销售管理提供最直接的帮助。

  

                  

 图10:日拜访计划/实施索引的内容

4.3.3“时间维度”管理功能:

包括最佳计划时间、最佳实施结果纪录时间和最佳审阅时间。

最佳计划时间:即,提前多长时间做计划?时间太早了会忘掉或者变化会太大;太晚了如,每个拜访前做,又难免匆忙以致不容易想清楚,而且从时间利用的角度,挤占了有效拜访时间也不是好的选择。因此,如果把医生通常早上8:00上班,下午5:00下班的时间视为代表的工作时间,那么,完成访前计划的最佳时间应该在前一天的下午5:00以后至当天的早上8:00之前,这大概不会有太大的争议。然而,在普通的销售管理环境下,究竟有多少代表是每天在这个时段坚持做这件本应该做的事呢?以前我们无法确切地知道这一点。那么,既然大家都知道应该在这个时间做计划,甚至许多公司已将其列入销售管理制度的工作规范要求。那么,为什么会有人不去做或不是在这一时段做呢?原因或许有多种,但从管理的角度最主要的原因只有一个,那就是: “时间维度”管理并没有管理到这一行为发生的时间点,每个人是不是按照规范要求的时间去做了,管理系统并没有任何引导和监督,以至按不按规范的时间去做甚至做不做都一样,规范也就形同虚设起不到任何作用。本索引在打开进入初始填报后,Excel服务器会首先将此次登陆的实际日期时间填写到“计划”栏上,作为本报表计划填报部分的时间,并且不能更改。日计划前的日期是被此登陆日期锁定的即:如果打开表格填报的时间是早上8:00到24:00之间,那么所填写的日工作计划就一定是登陆日期第二天的,如果打开表格填报的时间在24:00到早上8:00之间,则所填写的日工作计划则一定是登陆日期当天的。它保证了计划填报时间的真实性和合理性。把规章制度渗透到了软件管理中显示出来,从而有效地引导代表在正确的时间做应该做的工作。

最佳实施结果纪录时间:即,计划实施后,什么时间把结果纪录回这张表上?正确的做法一定是要求在当天工作结束后马上填报实施部分。最佳填报时间是当天下午5:00以后至第二天的早上8:00之前。也就是说代表在这个时间段里应该有两项工作要做,一是前一次完成的拜访要填报实施部分,一是要做下一个拜访日的计划部分。因为每天回忆和填报实施情况本身就非常有助于提高第二天的工作质量,这一点我们在前面专业拜访管理第四环节Action改善处理中已经讲过,持续这样做下去将逐渐形成良好的职业行为习惯,提高工作技能。同时,日拜访计划/实施索引上的信息都是日常工作的原始数据,是本人辖区乃至整个公司最基础的资料。做任何销售管理的统计、分析和预测没有这些数据都是完不成的。再有,当天做的工作会记得比较准确、清楚,这样积累的数据才会更可靠,所以一定要及时填报不能拖延。仅仅明白这些道理还不够,系统作为管理工具还必须切实能够引导和管理到这些环节才行。本索引在打开进入第二流程(实施结果)填报后,Excel服务器会首先将此次登陆的实际日期时间填写到“实施”栏上,作为本报表填报实施部分的时间,并且不能更改。这样,从“计划”和“实施”两栏的时间,我们可以真实、清楚地了解到填报者时间管理的两个重要时间点(即,何时做的计划?何时填写的实施结果?),有效地引导代表按规范的时间完成工作,杜绝违规。

最佳审阅时间:主管的主要作用就是协助代表在“正确的时间,做正确的事并把事情做正确”。因此,在代表完成日拜访计划/实施索引第二流程(实施结果)填报后,主管要在24小时之内尽快审阅,帮助代表从中总结经验、发现和解决问题。日拜访计划/实施索引在主管打开进入第三流程(审阅)后,系统会首先将此次登陆的实际日期时间填写到“审阅日期”栏上,作为本报表审阅的时间,并且不能更改。可以准确地显示管理者的审阅是否及时。

4.3.4“地点维度”管理功能:

所谓“地点维度”是为了避免拜访医院的随意性,就是尽量不要在每天做日计划时随意改变第二天要去的医院。因为我们在月工作计划/实施索引中已经按20:80法则对哪家医院应该投入多少时间做了比较科学的统筹安排,如果没有特殊情况,按照月工作计划/实施索引上安排的医院去拜访就是最合理的。所以,在日拜访计划/实施索引主表上“医院”一栏系统已经自动调出月工作计划/实施索引中对应日期要去的医院,提示应该去哪里(见图5)。避免随意性和反过来查找月工作计划/实施索引的繁琐。当然,遇到必须要改变时,也可以方便地将鼠标放入此栏,从下拉列表中重新选择要去拜访的医院,此项更改将在保存后在月工作计划/实施索引中以不同的背景色显示出执行与计划不符(见图6)。这样既避免了拜访医院的随意性也兼顾到实际情况的变化,使“地点维度”管理趋于更方便、合理。

4.3.5“质控维度”管理功能:

所谓“质控维度”就是一件事情怎么做?要求什么?要达到什么?等等,都要有明确的、可执行的规定。比如:针对每个医生设计拜访计划时写什么内容?怎么写?准备什么资料、礼品等?记录“实施描述/跟进”时记什么、怎么记?等等。 “质控维度”必须有统一的内容、要点、语言、格式和资料等,并在事先培训好填报者。制定这些内容都是管理者的工作,通常是由销售经理和产品经理共同完成的。因为,计划内容和实施记录是拜访质量的前题保障,必须做到简洁、具体、可衡量、可比较、可循证、可执行和可控制才能对代表的行为进行有效的反复塑造,通过持续的改善和积累逐渐形成良好的专业行为习惯。否则,如果让每个人象写文章一样随意发挥,既浪费时间又得不到知识积累,也无法衡量好坏,最终必然留于形式!本索引明细表“质控维度”管理包括:拜访计划、实施描述/跟进提示、会议准备情况描述、会议实施情况描述和资源明细中的“说明 ”。拜访计划又包括几项具体的“质控维度”管理内容,分别是“目前观点及处方行为”、“拜访目的”、“开场白/探询/预计顾虑/解答要点/拿承诺/跟进”和“资料礼品”(见图10)。每一项都以规范的下拉菜单方式填报。为了加强拜访的连续性和方便编辑填写,利用Excel服务器的表间公式功能可以很方便地调出以前的拜访计划记录,还可以在此基础上修改,形成新的计划。这样,既方便又规范。(见图11)

图11:查看、调用以前的拜访计划记录

企业可以根据自己产品的实际情况和公司对拜访的具体要求,对本索引“质控维度”的内容进行调整并逐步完善,使其更合乎公司的管理需要。我们说Excel服务器的最大优势就在于它是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台。用户可以在此平台上不断积累,使管理无限地向精、准迈进。这种管理的积累以及对业务发展束缚的突破,是任何定制模块软件都无法与之相比的!为了提高计划和实施的填报质量、方便选择拜访的目标医生和为每个医生填写拜访思路,Excel服务器可以方便地从辖区医生信息管理表、月工作计划/实施索引和以往的日拜访计划/实施索引等已经保存的报表中自动调出医生的主要参考信息、选定后自动填充(见图12、图13);自动显示本月特殊日期提示(见图7);自动完成当日工作项目统计(见图8);自动查看过去100天内资源投入明细等等。正如前面所说,大量繁琐的翻阅、查找、计算工作等能够由机器做的,计算机已经通过Excel服务器完成了,需要人来做的只有一步,那就是根据这些信息作出决策!因此,Excel服务器的应用不但提高了计划的准确性、拜访的有效率和延续性,也使计划和实施的填报过程变得十分简便。

     

图12-13:自动调取、自动填充功能

北京诺默斯坦管理咨询有限公司Excel服务器应用(一)

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