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勤哲EXCEL服务器在项目电子档案及用户回访工作管理中的两点应用

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作者:宫瑞虎 张虎

一、应用背景
项目电子档案及用户回访工作是项目管理中重要的环节,前者记录工程项目概况及主要实物工作量;专业工程划分、专业施工队及工程分包内容;工程重要控制点和工程施工管理重要事件;施工项目部主要人员信息。相当于一个项目的履历表,项目经理及管理人员的业绩表。为今后选用项目经理,分承包方提供依据;而用户回访则是工程交付使用后,在保修期内由施工单位主动到建设单位或用户进行回访,了解使用情况和问题,对保修范围内的质量问题,负责修理,使之达到可以正常使用的水平。有利于促进项目部重视项目管理,提高工程质量。可以听取用户意见,履行回访保修承诺,改进工程质量; 有利于改进服务方式,增强用户对承包人的信任感,树立了为用户服务的良好企业形象,因此通过信息化技术将二者存入数据库,以便于进行查询和统计分析是很有必要的。
二、公司在项目电子档案及用户回访工作上的主要问题
1、项目电子档案是自开工起至项目竣工后的动态管理和维护过程,中间需要《工程项目电子档案表》进行不断更新并传递到项目管理部、生产设备部、质量管理部,信息分散,传递过程费时费力,效率低。
2、用户回访工作首先要建立年度用户回访计划,由于石化公司很多项目没有工程质保金,所以在用户回访计划有时出现漏项,一些项目未进行回访,另外在用户回访单返回后,只是简单保存,没有对回访数据没有进行统计分析,不利于对项目及项目经理的评价工作,也很难对历年用户回访情况进行大数据挖掘和分析。
三、勤哲EXCEL服务器的开发优势(以下简称EXCEL服务器)
Excel服务器是一个面向最终用户的信息系统设计与运行平台。它利用Excel作为主要操作界面,结合了数据库技术、工作流技术和Web技术。只要会用Excel,就能够设计和实现符合自己需要的网络化的管理信息系统。
由于项目电子档案表和用户回访单都是表格形式,可以使用EXCEL电子表格,基于此我采用EXCEL服务器建立信息平台,它的优势如下:
1.能够把Excel文件的内容保存到数据库中;
2.能够实现数据的自动汇总统计;
3.能够设定工作流,使Excel表单按规定流转传递;
4.不仅能支持局域网内的应用,还可以支持互联网上的应用,使得外地分支机构的人员能够通过网页填报表单,实现远程管理;
5.还能够与企业已有的其它管理软件如财务系统、ERP系统等进行数据集成,消灭企业中的信息孤岛;
四、开发概述
1、项目电子档案


1)如上图,项目电子档案分为项目电子档案和项目电子档案查询两个模块,其中项目电子档案自动按合同签订日期所在年数进行排列。


2)如上图,项目电子档案可以通过EXCEL录入项目基本信息,包括合同工期、实际竣工日期、项目重要事件、项目部主要成员、项目作业单位及分包情况,点击保存可以直接存入数据库。


3)如上图,项目电子档案查询可以通过年度范围、承包模式、项目经理、合同金额范围、建设单位、作业单位、分包方名称等关键字进行组合查询。点击工程名称可以查询到该项目电子档案具体信息。


2、用户回访


1)如上图,工程用户回访分为年度用户回访计划、用户回访单、年度用户回访完成情况查询和用户回访满意度汇总查询四个模块。


2)如上图,首先建立年度用户回访计划,回访计划中的项目与项目电子档案通过项目编号相关联,只有在项目电子档案的未回访项目才可以选择列入回访计划中。


3)如上图,这是选择好工程名称后,因为项目电子档案已录入过建设单位、竣工日期等信息,这些信息通过项目编号关联直接传递过来,不用再重复录入,录入回访计划时间、执行单位就建立好年度用户回访计划,点击保存存入数据库,以上工作都是在EXCEL上直接进行操作。


4)如上图,用户回访结束后,将用户回访单数据录入,将扫描件作为附件上传。


5)如上图,通过年度用户回访完成情况查询模块,可以对用户回访情况按年度和回访情况进行查询,一目了然,通过工程名称(蓝色字体)可以链接到该项目的用户回访单,查询用户回访单具体信息。


6)如上图,通过用户回访满意度查询模块,可以按年度对评价内容得分情况进行查询,各项目总体得分及各评分项得分情况一目了然,可以据此对服务进行改进和对项目进行考核。
3、EXCEL服务器在WEB上应用


如上图,所用信息均可以通过局域网或互联网进行查询,并可导出成excel文件,在手机上也可查询,并可通过二维码直接识别。
五、 结束语
利用excel服务器搭建的系统,给我们的日常工作带来了许多便利,便于企业自主创造、功能强大,关键是上手简单,我用了5天时间实现了这两个应用,目前已在项目管理部推广使用,得到了同事的肯定,作为抛砖引玉,我希望更多的人使用和利用好勤哲软件,使企业的管理工作上一个更高的台阶。

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