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本节以费用报销流程为例，叙述表单如何按工作流的规定进行流转，同时说明在定义了工作流的情况下，表单的填报、修改、删除的操作方式发生了哪些变化。
用销售员小宋的帐户xiaosong登录，输入一份费用报销单，如下图：
图 7‑23
在填制费用报销单时，光标无法进入第5行以下的区域，因为这是工作流的第一步，此步骤的有效区域只包括了5个数据项：报销单号、费用类别、报销人、申请日期、事由。
另外，尽管我们设置了“部门领导签字”的数据填写规范是“当前用户姓名”，但因为“部门领导签字”不是本步骤的有效区域，所以当前用户姓名“小宋”不会出现在“部门领导签字”处。
保存报销单，打开“我的工作台”，会看到这张报销单的信息。请注意，选中这张报销单后，在工具栏上有“新建”和“查看”，而没有“修改”和“删除”。
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按照工作流的定义，刚才小宋填制的报销单会直接提交到小宋的上级--销售部肖部zha长那里审批。现在改用肖部长的帐户xiaobz登录（回顾第3章的练习，在那里我们建立了帐户），在我的工作台中出现一条待办事宜，如下图：
图 7‑25 在我的工作台中查看待办事宜
点击工具栏按钮【办理】，打开这张待审批的报销单，报销单内容显示在屏幕上，但不能改，只有“部门审批意见”、“部门领导签字”两处能输入内容。因为我们在定义工作流时，已指定“部门审批”任务的有效区域只有这两个数据项。
图 7‑26 办理待办事宜
输入审批意见后，保存，把销单窗口关闭，再回到我的工作台中，我们会发现待办事宜列表中已经没有内容了。
| 【暂存】按钮：暂存和保存的区别是，暂存后，此项依然还在待办事宜列表中。 【退回】按钮：可以直接退给交办人。交办人将在自己的待办事宜列表中看到被退回的事项。 |
工作流是多人协同完成一件事情的典型例子。流程中的个人，除了完成自己份内的工作外，还经常要关心其他人的工作进行情况。在我们的费用报销的例子中，如果报销人提出申请之后，希望了解审批进行到了哪一步，可以这样来做：
1. 用小宋的帐户登录
2. 打开我的工作台
3.展开左侧树型中的“已处理工作”，选择“费用报销单_申请报销”，右侧列出所有本人提交的报销单。选中要查看的那一条，右击鼠标，弹出菜单，如下图所示：
图 7‑27 查看已处理工作的后续进展
4. 选择“查看进度”，弹出如下的对话框：
图 7‑28 工作流进度
可以看到肖部长已经完成审批。报销单已转到财务部钱部长那里等待审核。
在有工作流的情况下，一份表单要经过多次流转，最终在我的工作台中显示的数据是多个步骤综合作用的结果。每个步骤一经提交，在后续步骤还没有办理的情况下，是可以修改的，后续步骤一旦办理，就不能再改动，除非请后续步骤的办理人把这份表单“退回来”。
也即，带工作流的表单，不能按通常的方式做“修改”和“删除”，只能是“逆”表单提交的顺序，步步后退式地进行“重做”和“撤销”。
以上面的报销单为例，假设小宋填报了报销单之后，发现报销金额写错了，要修改，可以这样操作：
1. 打开我的工作台。
2. 在已处理工作中找到提交的那张报销单
3. 选择右键菜单“重做”，如下图所示：
4.很遗憾，系统给出了这样的提示：
图 7‑29
为什么？因为我们通过查看工作进度已经看到了，后续步骤“部门审批”已被肖部长办理完了。怎么办？请肖部长这张报销单退回来（撤消审批）。
5. 现在断开连接，用肖部长的帐户登录。
6. 在我的工作台中展开“费用报销单”模板，找到这张报销单，点击鼠标右键，选择弹出菜单“撤销”
图 7‑30 “撤销”已处理工作
7. 系统提示：“本步工作已被撤销”。点击“待办事宜”，可看到这张报销单重新回到待办事宜列表中，等待再次被审批。
8. 重新用小宋的帐户登录
9. 如第3）步一般重做，这次系统会打开这张报销单，修改报销金额，保存。报销单被再次提交审批。
在有工作流的情况下，不能对表单数据直接进行修改和删除，而是代之以“重做”和“撤销”