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Excel服务器是一个面向最终用户的信息系统设计工具与运行平台。我们学习Excel服务器的使用，其目的只有一个：“建立适合需要的信息系统，实现管理的信息化”。
说到一个组织中的信息管理，通常涉及到以下几方面的内容
首先，是信息的形式载体----信息是什么样的？以什么形式体现出来？在企事业单位中，通常是一些表格、单据，形式多种多样，有纸制的，也有存储在计算机里的word文档、Excel文件等等。
其次，是信息的传递和共享----哪些人应当拥有哪些信息，何种信息应当在何时传达到何人。在企事业单位中，这些内容通过对职能权限的规定，工作流程、审批制度的建立、执行和监督得以体现。
第三、信息的加工。如计算、统计、分析等等。
第四、信息的归档、保存。有原始单证的保管，也有数字化的存储，或两者并存。
在上述信息管理的各个环节中，Excel服务器软件又是怎么做的呢？
Excel服务器用人们熟悉的电子表格软件Excel作为主要的操作界面，把各种单据、报表等做成“模板”（模板的概念后面详述），然后相关人员就可以在Excel中录入数据。如下图，输入一份订单，就像操作一份普通的Excel文件一样。
图 1‑1 Excel服务器用Excel作为主要操作界面
Excel服务器是一个网络应用程序，安装的时候，我们选定一台计算机做“服务器”，在服务上要安装数据库，其它的计算机做“客户机”。在客户机上通过Excel（企业版还可以通过网页）录入的数据，都统一保存到服务器的数据库中。
图 1‑2 Excel服务器的数据集中存储在数据库中
通过对“模板”进行权限设置，可以精确设定不同职能岗位的人员对信息的访问权限，在信息共享的同时保证安全。
图 1‑3 规定信息访问权限
还可以定义工作流，规定表单的流转顺序，把规章制度落实到计算机系统中，杜绝人为操作的随意性。
图 1‑4 用图形化的方式定义工作流程
图 1‑5 表单按“流程”流转
至于信息的加工，我们知道Excel本身有着优秀的计算能力，但局限于一个工作簿文件之内或几个工作簿文件之间。Excel服务器把Excel的易用性、计算能力以及大型数据库的数据管理能力有机结合起来，通过在模板上定义“表间公式”，使得各种统计、汇总工作能够自动完成。
图 1‑6 利用表间公式，自动完成统计汇总工作
简而言之，Excel服务器提供了一种电子表格Excel的网络化应用模式。在这种模式下，用户依然用熟悉的Excel做着自己熟悉的工作，但是背后的事情发生了变化：数据集中统一管理了，操作简单了，权限严格了，信息传递规范了，大量耗时耗力汇总统计工作自动化了-------原来分散孤立的一个个Excel工作簿不见了，我们拥有了一个完整的管理信息系统！
