第7章、工作流

工作流是对某种表单的规定流转过程的描述，它包括：要流经几个步骤；每个步骤由何人处理；每个步骤要处理（填写）表单上的哪些栏目；从一个步骤传递到下一个步骤必须满足哪些条件，等等。

工作流实际上是管理制度的具体体现，它明确了责任分工、规定了工作程序，使每项工作都能高效、有序地进行。

Excel服务器中提供了工作流管理的功能。我们可以针对一个模板定义工作流，使得基于该模板的所有表单都能够按规定方式进行流转。

计算机化的流程管理与纯粹手工模式的流程管理相比，有两大优点。首先，每个步骤的经办人，都有一张自己的待办事宜列表，待办事项由计算机自动产生，并且可以规定完成时限，防止延误或漏办；其次，更重要的是，表单流转方向可以由计算机强制控制，减少人为操作的随意性，防止违规操作。

本章以“费用报销单”工作流为例，说明在Excel服务器中定义工作流的方法，以及工作流的实际运转过程。

7.1 定义工作流

假设一份费用报销单需要经过这样的处理流程：

图 7‑1费用报销流程

下面我们来设计《费用报销单》模板，并定义工作流

7.1.1 >建立《费用报销单》模板

建立《费用报销单》模板，表样如图7-2所示：

图 7‑2 《费用报销单》表样

定义单一数据项，组成数据表“费用报销单”

图 7‑3 “费用报销单”数据表定义

设置如下的数据填写规范：

看了上面表格的内容，可能有的读者会有疑问：报销人、部门领导、财务经理和出纳不应该是同一个人呀，怎么这几个字段的默认值都是当前用户姓名呢？对，因为它们是在报销单流转的不同步骤填上去的，每个步骤的“当前用户姓名”自然都不一样。

7.1.2 定义“费用报销”工作流

建立空白工作流画板

1.  用Admin帐户登录到客户端，打开《费用报销单》模板，进入设计状态。

2.选择菜单“工作流à定义工作流”。出现一个空白的画板，如图。

图 7‑4 工作流画板

建立第一个任务

1.点击【新建任务】按钮，然后鼠标移到深灰色的画图区域，鼠标的图形变成十字，在画图区域的任意位置单击，出现一个椭圆形，并且弹出“流程任务定义”窗口。

图 7‑5 新建一个任务

2.在“基本信息”标签页输入任务名称“申请报销”，选中“本任务是流程的起始任务”、“完成此步后保存到数据表”如下图：

图 7‑6 输入任务名称

3.切换到“有效区域”标签页，如下图所示：

因为一个模板上会定义多个数据项，但不一定是一次填写完成，而是在表单的流转过程中，到不同的步骤，由不同的人填写不同的内容。所谓任务的“有效区域”，指的是在本步骤，哪些数据项可填。

4.在“有效区域”下拉列表中选择“以下指定区域”，单击【从工作表上选择】，弹出“选择任务有效区域”对话框，选中“报销单号”、“费用类别”、“报销人”、“申请日期”、“事由”、“报销日期”，如图，按【确定】

图 7‑7 选择有效区域数据项

5.  回到“流程任务定义”对话框，在“有效区域”标签页中显示本步操作人可填写的数据项名称，如下图所示。

图 7‑8 完成任务有效区域的设置

6.按【确定】，完成“申请报销”任务的定义，对话框关闭，回到工作流画板，会看到椭圆形中的文字变成了“申请报销”，如下图所示：

图 7‑9 画板上的任务图形

定义“部门审批”任务

1.  单击“新建任务”按钮，在画板上“申请报销”任务图形的右侧单击，出现新的任务图形，并弹出“定义流程任务对话框”

2.任务名称输入“部门审批”，选中“完成此步后保存到数据表”，“可直接退给交办人”，如下图：

图 7‑10 定义“审批”任务

3.切换到“有效区域”标签页，有效区域选择“以下指定区域”，单击【从工作表上选择…】，在弹出对话框中选中“部门审批意见”、“部门领导签字”，按【确定】，结果如下图：

图 7‑11 选择“审批”任务的有效区域

4.切换到“执行权限”标签页，选中单选按钮“上一步执行人的:”，在其下的下拉列表中选中“上级”。

图 7‑12 设置“部门审批”任务的执行权限

5.切换到“完成时限”标签，选择2天后到期。

图 7‑13 设置任务完成时限

6.按【确定】，完成任务“审批”的定义，对话框关闭，回到画板，如下图：

图 7‑14

连接“申请报销”与“部门审批”

1.单击【新建流向】按钮，鼠标移到画板上，鼠标形状变成一个向上的箭头。单击一下“申请报销”任务图形，再单击一下“部门审批”任务图形，弹出“流向定义”对话框，如下图所示：

图 7‑15 定义流向

2.按【确定】，完成流向定义，工作流画板上“申请报销”和“部门审批”之间出现一条连线，箭头指向“部门审批”，如图：

图 7‑16 流向出现在画板上

创建“财务审核”任务

建立新任务“财务审核”，有效区域选择“财务审核意见”、“财务经理签字”，执行权限选择如下：

1.选中“属于此部门和角色”，点击【选择…】按钮。

图 7‑17

2.弹出“选择部门和角色”窗口，在左侧选中“财务部”，右侧选中“财务部—财务部长”，按【确定】，回到“流程任务定义”窗口。

图 7‑18

3.按【确定】。

连接“部门审批”与“财务审核”

建立“审批”与“拒绝”之间的流向，在“流向定义”窗口上，选中“当以下条件满足时向下进行”，然后点击【构造条件表达式】按钮。

图 7‑19 定义流向的条件

在弹出的窗口中输入条件：部门审批意见=不同意。

图 7‑20 输入条件

点击【确定】回到“流向定义窗口”，条件出现在下面的条件文本框中，如图9-20，点击【确定】。

图 7‑21

完成工作流的定义

建立任务“付款”，有效区域为“出纳签字”、“付款日期”，执行权限为“财务部—出纳”

建立“财务审核”和“付款”任务之间的流向，条件为：财务审核意见=同意

最终完成的如图：

图 7‑22

点击【确定】，画板关闭，回到模板的设计状态，保存模板。