为了使录入客户信息的过程更方便、快捷、准确，我们继续对《客户登记表》模板做改进：1）登记日期自动填上当前日期，不需要再输入；2）每次填新的客户登记表时，让系统自动生成客户编号；3）“大区”能够下拉选择，而不需要输入汉字；
类似上述这些为了简化和规范化数据的输入过程所做的设置，统称为“数据规范”。
5.6.1 给数据项加上默认值
1. 以Admin账户登录，选择菜单“模板à打开模板”。
2. 在弹出的“打开模板”窗口中选中“客户登记表”，点击右侧的【打开】按钮（或双击下面窗格中的“V1（在用）”图标），进入模板的设计状态。
图 5‑30 打开模板
3.选择菜单“模板à管理数据表”，如下图。
图 5‑31 在模板的设计状态下，选择“管理数据表”菜单
4.弹出“管理数据表”窗口。点击【字段定义…】按钮，弹出字段定义窗口。
图 5‑32 管理数据表窗口
5.在表格中选中“登记日期”，然后点击窗口下方“附加属性”标签页上的【…】按钮，弹出数据规范选择窗口。
图 5‑33 “字段定义”窗口
6.在左侧选择“系统变量”，在窗体右侧选择“当前日期”，点击“确定”按钮，返回“字段定义”窗口。
图 5‑34 数据规范选择窗体
1. 用同样方式（5～6步）设置“销售员”字段的填写规范为“当前用户姓名”.
2. 在“字段定义”窗口中，点击【修改字段】按钮，点击【返回】，回到“管理数据表”窗口。
3. 点击【返回】，回到模板的设计状态。关闭模板。
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“当前日期时间”指的是用作服务器的那台计算机的系统日期。这样可以保证在一个网络环境中，不管用户从哪台客户机登录，所得到的“当前日期”都是一样的，跟不同客户机各自的系统时间没有关系。5.6.2 自动编号
我们希望客户编号能够由系统自动产生，需要做的工作有两步：首先，在管理台中“定义”自动编号；其次，把定义好的自动编号和模板上的“客户编号”数据项关联起来。
定义自动编号
1. 用Admin账户登录到管理控制台。
2.在管理台主窗口上，选择左侧树型中的“数据规范/自动编号”，右击鼠标，选择弹出菜单“新建”
图 5‑35 在管理台中新建自动编号
3.弹出自动编号定义窗口，如下图所示
图 5‑36 定义自动编号
系统自动产生的流水号由三部分组成：字头、日期信息和顺序号。
假设我们定义客户编号的字头是“KH”，日期部分格式为“YYMM”，顺序号3位，那么2006年1月第一次输入客户登记表时，系统自动产生的客户编号是“KH0601001”，2005年12月第9次输入订单时，系统自动产生的客户编号是“KH0512009”。
按照这样的编号方法，实际上限定了1个月内最多输入999条客户信息，如果可能输入超过999份，或者我们增加顺序号的位数，从3改成4，这样每月的最多客户数可达到9999个；或者把日期格式从“YYMM”改成“YYMMDD”，也就是说，每一天都从001开始编号，直到999。
上述编号的三部分内容中，字头可以没有，日期部分格式也可以选无。
在对话框下方的“样例”处显示了按照您的设定，系统会为您产生的新编号的样例。
4. 按【确定】，保存自动编号的定义。
设置数据项的自动编号
定义了自动编号后，还需要把它指定为某数据项的填写规范，这样在填写新表单时，自动编号才能够自动产生。
1. 回到Excel，用Admin账户登录。
2. 打开模版《客户登记表》。
3. 选择菜单“模版à管理数据表”，调出“管理数据表”窗口，点击“字段定义”按钮，弹出“字段定义”窗口。
4. 选中“客户编号”，点击下方“附加属性”标签上的【…】，弹出“选择数据规范”窗口，选中“自动编号”类中的“客户编号”，点击【确定】，回到“字段定义”窗口。如下图所示。
图 5‑37 设置数据项的自动编号
5. 点击【修改字段】按钮，点击【返回】，回到【管理数据表】窗口，关闭窗口，回到模板的设计状态。
5.6.3 下拉列表
使模板上的某些数据项能够通过下拉选择的方式输入数据，不仅能方便输入，还能保证输入的正确。下面我们设置《客户登记表》模板上的“大区”下拉列表。同样需要两个步骤：1）在管理台中定义下拉列表，2）把下拉列表和模板上的数据项关联起来。
定义下拉列表
1. 用Admin账户登录到管理台
2. 在管理台主界面中选中“数据规范/下拉列表”，右键菜单“新建”。
3. 弹出“定义数据填写规范”对话框，规范名称输入“大区列表”；规范方式选择“下拉列表”；数据源选择“固定取值”，如下图。
图 5‑38 定义下拉列表
1. 在“增加节点”列表中输入五项：东北、华北、华东、华南、西北
2. 按【确定】。
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设置数据项的下拉列表
以Admin帐户登录到客户端，打开客户登记表模板，选择“模板à管理数据表à字段定义”，设置“大区”的填写规范为“大区列表”，关闭模板。
填写一张新的客户登记表，我们会看到“大区”出现了下拉列表，可以从中选择
图 5‑39 填报时出现下拉列表