第5章、建立基础数据

在一个组织中，通常都存在一些各部门共用的信息，如客户信息、产品目录、会计科目、员工档案等等。这类信息日常变动较少、生命周期长、管理简单，我们称之为基础数据。

“基础”的含义有两方面。首先，它们是业务的基础，日常运营中产生的大量业务单据、统计报表等，都要包含这些信息；其次，基础信息如果不准确、不规范，往往带来很多问题，比如，同样一种产品，“罗纹钢”，一张出库单上写“罗纹钢”，另一张出库单上写“螺纹钢”，还有一张出库单上简写成“罗”，那么需要统计总的出库数量时候麻烦就来了----它们是同一种物料还是三种不同的物料？所以，采用计算机系统来管理信息的时候，第一个要解决的问题就是基础数据的统一和规范。

本章学习创建一个简单的《客户登记表》模板，并实际应用它管理客户信息。您将学会：

l         建立新模板

l         设置模板权限

l         数据项的概念，如何在模板上定义单一数据项

l         应用设计好的模板录入数据，以及修改、删除和查询数据。

l         设置模板的高级查阅权限

l         定义数据填写规范

l         设置主键，保证数据的唯一性

在本章结尾的练习中，读者将自行设计另一个基础数据模板――《物料表》

5.1 登录到客户端

设计和使用模板都在“客户端”，即Excel中完成。

5.1.1 登录

安装完Excel服务器后，打开Excel，您会发现在Excel菜单的最右侧，增加了一个菜单项：Excel服务器(S)，如下图所示。同时出现一个登录窗口，如下图所示：

图 5‑1 客户端登录

登录窗口中“服务器名”应输入服务端计算机的名称，用户名输入“Admin”，口令默认为空，按【确定】按钮。登录窗口关闭。屏幕上出现新的窗口“我的工作台”。

图 5‑2 登录后出现我的工作台

关闭我的工作台，重新回到Excel界面，此时您会发现在上方菜单栏的右侧，又出现了两个新的菜单栏“模板(T)”和“报表(R)”。

图 5‑3 登录之后出现了新的菜单项

5.1.2 退出

选择菜单“Excel服务器à断开连接”，即可退出Excel服务器的工作状态，“模板”和“报表”菜单消失，只留下“Excel服务器”菜单。再次选择“Excel服务器à建立连接”，即可重新登录。

本章的余下部分，以《客户登记表》模板为例，学习建立模板的基本步骤