第4章、模板

在第1章中，我们曾经提到过“模板”。用Excel服务器构建的信息系统，由一个个的模板组成。构建信息系统的过程，就是制作“模板”的过程。

4.1 什么是模板

简单地说，模板就是一个空白的表样。依照模板填充了具体的数据之后的表格，称为“表单”。例如，下面的图1-3是一个“订单”模板。图1-4是依照订单模板填报的若干表单。

图 4‑1 “订单”模板

图 4‑2 依照“订单”模板填写的两份订单

4.2 模板的设计者和使用者

“模板”并不是一个抽象的名词，在一个管理有序的组织中，作为信息载体的各种单据、表格绝大多数都有规定的格式、规定的填写、传递、归档的规定，这些都是现实中的“模板”。模板本身就是管理要求的体现，所以“设计”模板的通常是组织中承担管理职能的个人或岗位，是规则的制定者；“使用”模板，也就是具体填写表单的，是各个业务岗位，是规则的执行者。

例如，在一个企业集团中，订单的格式及填写规定是由企管办统一制定（设计），而各分子公司的销售部门照章执行。那么订单模板的设计者就是企管办，而各分、子公司的销售部门是使用者。

在Excel服务器中，设计模板的是拥有“Report Designers”这个系统预定义角色的用户，其他的用户都是使用者。

4.3 模板 = 表样 + 填表规定

作为现实中管理要求的具体体现，“模板”所包含的内容不仅仅是表样，同时还包括相关的填表规定，如：

填写的项目的规定：

哪些地方应该填数据、填什么类型的数据、哪些栏目是必填项，等等。在Excel服务器中，这类规定称为“数据项定义”。

填写的规范化要求：

哪些栏目必须如何填写。比如，订单上的产品要规范，要保持和公司产品目录中登记的名称一致，不能填简称；等等。在Excel服务器中，这类规定称为“数据规范”。

流转的规定：

要经过哪些流转环节，每个环节由何人处理；审批通过了怎么做，没通过又怎么做；等等。在Excel服务器中，这类规定称为“工作流”。

计算、统计方法的规定。

在Excel服务器中，这类规定称为“表间公式。”

4.4 用Excel服务器建立信息系统

模板的分类

根据在一个信息系统中所起作用的不同，我们可以简单地把各种模板分成三类：基础数据类、业务单据类、台帐和统计报表类。

基础数据类的模板，如客户信息、产品信息、科目代码、成本项目等等，这类数据的特点是：日常变动较少、多部门共用、基本没有复杂的流转，建立一个信息系统，首先要把基础数据管起来。

业务单据类的模板，如订单、入库出库单、报销单、凭证等等，在日常业务发生的时候产生。这类数据的特点是：种类多、数据量大、时效性强，流程性要求比较多，它直接关系到日常业务的顺利运转。是管理的重点，也是产生统计数据的基础。建立信息系统的时候，对业务单据要注重：

重视和涵盖。有的企业只把注意力放在统计报表上，忽视对业务单据的管理。殊不知管好业务，才能提高执行力，统计数据才能真实而有意义。

简化、自动化、规范化单据的录入工作。Excel服务器中提供了很多手段：如数据规范、自动执行的表间公式、支持条码输入等，可大大提高效率。

注重流程的规范化。

台帐、统计报表类的模板，这类数据的特点是：

它们自身很少产生新的信息，而是对已有数据的引用、加工、重现

时效性要求高，日报必须在几点以前出来、月报必须在几号前上报，早或晚都不合要求。

经常变动。统计报表是用来为管理者提供决策依据的。经营环境的变化、突发事件的影响、管理人员的变动、个人喜好的不同，都可能随时随地提出各种不同的统计要求，导致统计人员的加班加点成为常态。

在后面的章节中，我们会学习在Excel服务器中利用“表间公式”的功能，让各种统计工作完全自动化。

建立信息系统的过程

图 4‑3 建立信息系统的过程