在Excel服务器中批量制单：台帐式报表与转换为单据式报表

卢逢君

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一、问题的提出：台帐式报表能否方便地转换为单据式报表

在刚开始录入产品信息时，为图方便，我们用的是台帐式的，也就是所有型号产品都在一张表中（这样的好处的可以一次性从别的表里复制过来，节省时间），如下：

图1-1

 

用下去觉得这种形式不太好，添加新的数据时不方便，想把它改为单据式的，也就是一个型号一张，全部是单一数据项的那种，如下图。请问有没有办法方便地实现，如果要一个一个去填，那多痛苦！

图1-2

 

 

解决方案如下：

 

（一）、新建“单据”模板

 

1、定义一数据表为“单据_主表”

 

图1-3

 

2、在“管理控制台”中创建一自动编号数据规范——“单据编号”

 

图1-4

 

3、将数据规范“单据编号”附加到“单据_主表”的“单据号”字段上

 

图1-5

（二）、重新设计“台帐”模板

 

1、使“台帐”处于设计状态，为其创建一名为“批量制单”的“新建表单”表间公式

 

图1-6

 

 

图1-7

 

 

图1-8

 

（三）、开始“批量”制单

1、从“我的工作台”修改“台帐”，如下图

图1-9

 

2、点击“保存”按钮， “批量制单”表间公式便批量生成了“单据”报表，如下图

 

图1-10 批量生成的单据

 

3、点击“我的工作台”中的修改“按钮”可打开相应的单据进行修改

 

图1-11

 

二、灵活运用：如何将示例数据库中的“客户登记表”（数据）转换为能输入多个联系人的新的“客户登记表”？

在客户信息登记表上，原来的模板中全部是单一数据项，已经登记了几百个客户了，现在想将联系人、联系电话、手机等几项改为重复数据项，这样一家客户可以登记录入好几个联系人。原来录入的联系人、联系电话、手机就放在现在的重复数据项下，怎样才能做到？

图2-1 原模板

 

图2-2新模板

 

（一）如法炮制，首先新建新“客户登记表”模板——“客户登记表2”，如上图，在定义数据表时要保持数据表字段的数量和字段类型与旧“客户登记表”模板上的一致

图2-3

图2-4

 

（二）其次新建新“客户登记表”台帐模板——“客户登记表1”，如下图

 

1、在定义数据表时要保持数据表字段的数量和字段类型与旧“客户登记表”模板上的一致

 

图2-5

图2-6

2、在新建新“客户登记表”台帐模板上新建两条表间公式：“提取单一数据项的客户登记表信息”和“批量生成重复数据项的客户登记表”，公式类别分别是“提数”和“新建报表”，如下图

 

图2-7

 

图2-8 第1条表间公式

 

图2-9第2条表间公式

 

（三）开始“批量转换”工作

 

1、进入“新“客户登记表”台帐模板的填报状态，如下图

 

图2-10

 

2、点击“保存”按钮，“批量生成重复数据项的客户登记表”表间公式便批量生成了“单据”报表，如下图

 

图2-11

3、点击“我的工作台”中的修改“按钮”可打开相应的新报表进行修改

 

图2-12